The Southbourne Tax Group: Sex Strategier för Bedrägeribekämpning i din Verksamhet

Anställd bedrägeri är ett betydande problem för organisationer av alla typer, storlekar, platser och industrier. Medan vi skulle alla vilja för att tro våra anställda är lojala och arbetar till förmån för organisationen (och de flesta av dem förmodligen är), finns det fortfarande många skäl varför dina anställda kan begå bedrägeri och där de kan göra det på flera olika sätt. Enligt rapporten 2014 till nationen på yrkesmässiga bedrägerier och missbruk (upphovsrätt 2014 av föreningen av certifierade bedrägeri examinatorer, Inc.), forskning visar att den typiska organisationen förlorar 5% av dess årliga intäkter varje år på grund av anställd bedrägeri. Förebygga och upptäcka är avgörande för att minska denna förlust. Varje organisation bör ha en plan för att förebygga bedrägerier är mycket lättare än att återställa dina förluster efter ett bedrägeri har begåtts.

Typer av bedrägeri

Bedrägeri kommer i många former men kan delas upp i tre kategorier: asset förskingring, korruption och bokslut bedrägeri. Tillgången förskingring, även om minst kostsamma, gjort upp 90% av alla fall av bedrägerier som studerade. Detta är system där en anställd stjäl eller utnyttjar sin organisations resurser. Exempel på tillgångar förskingring stjäla kontanter före eller efter det är registrerats, att göra en fiktiv kostnad ersättning fordran och/eller stjäla icke-kontanta tillgångar av organisationen.

Bokslutet bedrägeri omfattade mindre än fem procent av fallen men orsakade mest median förlusten. Detta är system som involverar utelämnande eller avsiktligt förvrängd information i företagets finansiella rapporter. Detta kan vara i form av fiktiva intäkter, dolda skulder eller uppblåsta tillgångar.

Korruption föll i mitten och gjorde upp mindre än en tredjedel av fallen. Korruptionen system hända när anställda använder sitt inflytande i affärstransaktioner för egen vinning samtidigt bryter mot sin plikt till arbetsgivaren. Exempel på korruption är mutor, utpressning och intressekonflikter.

Förebygga bedrägerier

Det är viktigt att en organisation, stor eller liten, har ett bedrägeri förebyggande plan på plats. De fall av bedrägerier som studerat i rapporten ACFE 2014 avslöjade att de bedrägliga aktiviteter studerade varade i genomsnitt 18 månader innan upptäcks. Föreställ dig typ av förlust som företaget skulle kunna lida med en anställd som begår bedrägeri för ett och ett halvt år. Lyckligtvis, det finns sätt du kan minimera bedrägeri förekomster genom att genomföra olika förfaranden och kontroller.

1. Lär känna dina anställda

Bedrägeri förövarna Visa ofta beteendemässiga egenskaper som kan indikera för avsikt att begå bedrägeri. Att iaktta och lyssna till anställda kan hjälpa dig identifiera potentiella risken för bedrägerier. Det är viktigt för ledningen att medverka med sina anställda och ta tid att lära känna dem. Ofta kan en attityd förändring ledtråd du för en risk. Detta kan också avslöja interna problem som behöver åtgärdas. Till exempel om en anställd känns en brist på uppskattning från företagsägaren eller ilska på sin chef, kunde detta leda honom eller henne att begå bedrägeri som ett sätt att hämnas. En attityd förändring bör få dig att ägna stor uppmärksamhet åt den anställde. Detta kan inte bara minimera förlust från bedrägeri, men kan göra organisationen en bättre, mer effektiva plats med gladare medarbetare. Lyssna på anställda kan också avslöja andra ledtrådar. Överväga en anställd som har arbetat för företaget i 15 år som arbetar nu 65 timmar i veckan istället för 40 eftersom två medarbetare friställdes. En diskussion med anställde visar att förutom hans nya, tyngre arbetsbelastning, brodern förlorat sitt jobb och hans familj har flyttat in i den anställdes hus. Detta kan vara en signal om en potentiell risk för bedrägeri. Mycket ofta och tyvärr är det den anställde som du minst anar som begår brottet. Det är viktigt att veta dina anställda och engagera dem i samtal.

2. gör anställda medvetna eller inrättas rapporteringssystem

Medvetenhet påverkar alla anställda. Alla inom organisationen bör vara medveten om bedrägeri riskpolicy inklusive typer av bedrägerier och de konsekvenser som är förknippade med dem. De som planerar att begå bedrägeri vet att ledningen är att titta på och kommer förhoppningsvis att avskräckas av detta. Ärlig anställda som inte är frestad att begå bedrägeri kommer också göras medvetna om möjliga tecken på bedrägeri eller stöld. Dessa anställda är tillgångar i kampen mot bedrägerier. Enligt rapporten ACFE 2014 upptäcks de flesta tjänstepensioner bedrägeri (över 40%) på grund av ett tips. Medan de flesta tips kommer från anställda i organisation, är andra viktiga källor till tips kunder, leverantörer, konkurrenter och bekanta av bedragaren. Eftersom många anställda är tveksam till att rapportera incidenter till sina arbetsgivare, överväga att inrätta en anonym rapporteringssystem. Anställda kan rapportera bedräglig aktivitet via en webbplats som skyddar deras identitet eller med en tip-hotline.

3. genomföra interna kontroller

Interna kontroller är de planer eller program som genomförs för att skydda företagets tillgångar, säkerställa integriteten av sina räkenskaper, och motverka och upptäcka bedrägerier och stöld. Ansvarsfördelning är en viktig del av intern kontroll som kan minska risken för bedrägerier uppstår. En butik har exempelvis en kassaapparat medarbetare, en säljare och en manager. Kassa och kontrollera registrera inleveranser bör vara stämde av en anställd medan en annan förbereder insättningsblanketten och tredje ger insättning till banken. Detta kan hjälpa avslöja eventuella avvikelser i samlingarna.

Dokumentation är en annan intern kontroll som kan bidra till att minska bedrägerier. Överväga exemplet ovan; om försäljning inleveranser och förberedelse av bankinsättning dokumenteras i böcker, kan företagsägaren titta på dokumentationen dagligen eller veckovis för att verifiera att inleveranser var insatta på banken. Dessutom gör alla kontroller, inköpsorder och fakturor Smådelarna är numrerade. Använda "endast för insättning" frimärken på alla inkommande kontroller, kräver två underskrifter på kontroller över ett angivet belopp och Undvik att använda en underskrift stämpel. Också vara uppmärksamma på nya leverantörer som fakturering-scheme förskingrare setup och gör betalningar till fiktiva leverantörer, vanligtvis skickas till en postbox.

Intern kontrollprogram övervakas och revideras på ett konsekvent sätt att säkerställa att de är effektiva och nuvarande med tekniska och andra förskott. Om du inte har en intern kontroll process eller bedrägeri förebyggande program på plats, bör då du anlita en professionell med erfarenhet på detta område. Expert kommer att analysera företagets strategier och förfaranden, rekommendera lämpliga program och hjälpa till med genomförandet.

4. monitor semester saldon

Du kan bli imponerad av de anställda som inte har missat en dag på jobbet i år. Även dessa kan låta som lojala anställda, kan det vara ett tecken på att dessa anställda har något att dölja och är orolig att någon kommer upptäcka deras bedrägeri om de var på kontoret under en tid. Det är också en bra idé att rotera anställda till olika jobb inom ett företag. Detta kan också avslöja bedräglig aktivitet eftersom det tillåter andra anställd att granska först verksamhet.

5. anställa experter

Certifierade bedrägeri examinatorer (CFE), kan auktoriserade revisorer (CPA) och CPAs som är certifierade i finansiella kriminalteknik (CFF) hjälpa dig att etablera förebyggande politik och förfaranden. Dessa yrkesgrupper kan ge ett brett utbud av tjänster från komplett internkontroll revisioner och kriminalteknisk analys till allmänna och grundläggande samråd.

6. lev företagskulturen

En positiv arbetsmiljö kan förhindra anställd bedrägeri och stöld. Det bör finnas en tydlig organisationsstruktur, skriftliga riktlinjer och rutiner och rättvis anställningspraxis. En öppen-dörr politik kan också ge ett stort bedrägeri förebyggande system eftersom det ger anställda öppna kommunikationslinjer med management. Företagare och ledande befattningshavare bör föregå med gott exempel och hålla varje medarbetare ansvarig för sina handlingar, oavsett position.

Bedrägerikontroll

Utöver förebyggande strategier, bör du också ha detektionsmetoder på plats och göra dem synliga för anställda. Enligt VD Business Risk för bedrägeri: en praktisk Guide, utgiven av Association av certifierade bedrägeri examinatorer (ACFE), synbarheten av dessa kontroller fungerar som en av de bästa avskräckande att bedrägligt beteende. Det är viktigt att kontinuerligt övervaka och uppdatera dina bedrägeri upptäckt strategier för att säkerställa att de är effektiva. Påvisa uppträder vanligtvis under de schemalagda arbetsdagen. Dessa planer ta extern information i beaktande att länka med interna data. Resultaten av dina planer för upptäckt av bedrägeri bör förbättra din förebyggande kontroller. Det är viktigt att dokumentera dina bedrägeri upptäckt strategier inklusive individer eller team som ansvarar för varje uppgift. När den slutliga bedrägeri Upptäck planen har slutförts, kan alla anställda bör göras medvetna om planen och hur det kommer att genomföras. Kommunicera detta till anställda är en förebyggande metod i sig själv. Vetskap om företaget är att titta på och kommer att vidta disciplinära åtgärder kan hindra anställdas planer att begå bedrägeri.

Slutsats

Dem som är villiga att begå bedrägeri diskriminerar inte. Det kan hända i stora eller små företag inom olika branscher och geografiska platser. Yrkesmässiga bedrägerier kan resultera i stora ekonomiska förluster, rättsliga kostnader och förstörda rykte som kan i slutändan leda till undergången av en organisation. Att ha ordentlig planerna på plats kan avsevärt minska bedrägliga aktiviteter inträffar eller skära förluster om ett bedrägeri redan inträffat. Att göra principen företaget känt till anställda är ett av de bästa sätten att avskräcka bedrägligt beteende. Efter med politiken och genomdriva noterade stegen och konsekvenserna när någon fångas är avgörande för att förebygga bedrägeri. Kostnaden för försöker